Automatyzacja ma dziś złą prasę wśród małych firm, i nie bez powodu. Zwykle wygląda to tak: ktoś kupuje narzędzie, konfiguruje je przez dwa tygodnie, a po miesiącu wszyscy wracają do arkusza, bo „w praktyce jest szybciej". Problem prawie nigdy nie leży w narzędziu.
Zacznij od listy, nie od programu
Przez tydzień zapisuj czynności, które ktoś w firmie wykonuje codziennie albo kilka razy w tygodniu, zawsze tak samo. Typowa lista wygląda znajomo:
- przepisywanie danych z maila do arkusza,
- wystawianie tego samego dokumentu z podmienioną nazwą,
- sprawdzanie, czy klient odpowiedział,
- pilnowanie terminów płatności i odnowień,
- ręczne przepisywanie faktur do księgowości.
Dopiero mając taką listę, warto rozmawiać o narzędziach. Bez niej kupuje się rozwiązanie do problemu, którego nikt nie nazwał.
Co się opłaca zautomatyzować
Trzy cechy decydują, że coś jest dobrym kandydatem:
- Powtarzalność — czynność wygląda tak samo za każdym razem.
- Częstotliwość — dzieje się codziennie, nie raz na kwartał.
- Koszt pomyłki — zapomniany termin albo zgubione zapytanie realnie kosztuje.
Czynność, która zdarza się raz w miesiącu i zajmuje dziesięć minut, nie zwróci kosztu automatyzacji. Uczciwa odpowiedź „tego nie warto ruszać" oszczędza więcej niż niejedno wdrożenie.
Czego automatyzacja nie naprawi
Nie naprawi procesu, którego nikt nie rozumie. Jeśli w firmie każdy robi to samo trochę inaczej, automat utrwali jedną z tych wersji i wyjdzie na jaw, że pozostałe były potrzebne. Dlatego zaczynamy od rozmowy o tym, jak proces wygląda dzisiaj — z wszystkimi wyjątkami, które „zdarzają się rzadko".
Nie wymieniamy też przy okazji wszystkich programów. Punktem wyjścia jest to, czego już używasz. Wymiana narzędzi to osobna decyzja i osobne pieniądze.
Ile to kosztuje
Tej pracy nie da się uczciwie wycenić cennikiem — ten sam efekt bywa dniem pracy albo trzema tygodniami, zależnie od tego, co już masz. Wyceniamy po rozmowie i przed startem, nigdy po fakcie. Szczegóły: automatyzacja procesów.